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L'analyse du logiciel par Dr. Mey Mark Meyer

Genius Project 8 : Processus de projets pour Notes et en ligne 

Genius Project se présente en solution de projet généraliste qui en plus des fonctionnalités classiques de gestion de la planification, des ressources et des coûts, offre aussi des modules de collaboration sociale, de facturation et de gestion des demandes. Le logiciel, initialement développé pour l’environnement Lotus Notes, est aujourd’hui disponible en version web. L’interface utilisateur de la dernière version, la version 8, apparaît plus moderne et épurée. Cette version propose de nouvelles fonctionnalités pour la gérer les environnements multi-projets et les workflows. De plus, la nouvelle version est encore plus personnalisable selon les besoins de l’entreprise. 

Interface utilisateur et fonctionnalités de planification

Une interface utilisateur au design épuré

La version 8, disponible depuis octobre 2015, est épurée. L’ancienne structure de navigation est préservée, ce qui permet aux utilisateurs qui connaissent le logiciel de se retrouver facilement dans le système. Pour les nouveaux utilisateurs, l’apprentissage se fait de manière rapide et efficace grâce à des symboles clairs.

Genius Project s’organise en plusieurs modules, appelés fonctionnalités principales, comme par exemple, le « portefeuille de projets », les « demandes de projets », les « plans », les « demandes de changement » et la « saisie du temps ». Autour de chaque fonctionnalité principale, s’articule un environnement de travail personnel accessible rapidement grâce à la barre de navigation en haut de la page. Dans cet espace personnel, une liste sur la gauche récapitule les différentes possibilités de visualisation, avec les tableaux, les tableaux de bord et les diagrammes (Image 1).

 

Image 1 : Le logiciel s’articule en plusieurs fonctionnalités principales ou domaines. Un domaine, ici les projets, propose plusieurs possibilités de visualisation. 

 

Planification de projets et de multi-projets dans le diagramme de Gantt

La planification des projets est une opération basique, offerte par tous les logiciels de gestion de projet. Genius Project propose un diagramme de Gantt qui ressemble de manière visuelle, à tous ceux des logiciels concurrents. L’utilisation est simple. Les entrées se font directement dans le tableau, les temps passés peuvent être facilement modifiés avec la souris et en double-cliquant, on accède à une boîte de dialogue contenant toutes les informations. Cette partie récapitule les informations de la planification et les prévisions en ressources. L’interface propose plusieurs parties et la partie inferieure informe sur les besoins en ressources selon la planification.

Dans la version 8 de Genius Project, le système peut afficher un récapitulatif de plusieurs projets sélectionnés par l’utilisateur dans un seul graphique (Image 2). Les modifications réalisées dans ce genre de « diagramme de Gantt multi-projets » sont enregistrées par le système lui-même dans chaque projet. De cette manière, il est possible de répartir des parties de projets sur différents organisateurs de projets et le digramme de Gantt multi-projets donne quant à lui, toujours l’aperçu global des projets.

 

Image 2 : Le diagramme multiple de Gantt se créé en quelques clics et il est paramétrable selon les besoins.

 

Phases, Jalons et Phases de révisions 

Ce que l’on appelle les « Gates » sont des jalons spécifiques, utilisés dans les projets de développement de produit notamment. Ces indicateurs assurent la vérification effective de l’avancement du projet. Genius Project permet de configurer chaque « Gate » avec des critères spécifiques appelés indicateurs de succès. Chaque facteur est évalué à l’aide d’un indicateur chiffré. Un indicateur de succès peut être la création d’un document en particulier, que ce soit un concept général ou la validation d’un protocole. L’indicateur associé est dans ce cas est le fait d’avoir un document disponible. Durant le cycle de vie du projet, l’utilisateur vérifie que ces jalons clés soient atteints. Si le résultat est positif, le logiciel enregistre le « Gate » comme terminé. Pour garder une vision générale des passages des « Gates » des différents projets dans un contexte de gestion de projets multiples, la solution propose des récapitulatifs sous forme de tableaux.

 

Image 3 : Vue globale des statuts Gates de plusieurs projets sélectionnés.

 

Gestion des ressources, vision générale ou par projet 

Pour allouer les ressources nécessaires à un projet, Genius Project offre deux possibilités. La première solution est d’allouer les collaborateurs, les équipes ou des services entiers à des projets concrets spécifiques. La planification de chaque étape est fixée. Une alternative à ce système serait le « softbooking ». Il s’agit d’une planification plus légère qui permet de prévoir les ressources au mois pour l’ensemble du projet, indépendamment d’une éventuelle planification antérieure. Cette méthode de planification est particulièrement adaptée aux phases d’initiation des projets lorsqu’aucun planning n’est encore créé et lorsque l’on ne sait pas encore de manière sûre si le projet sera mis en place.

Genius Project montre l’utilisation des ressources, selon les plans de chaque projet, dans des tableaux de charges. La charge par type montre par exemple les capacités, à l’échelle de l’entreprise, selon les rôles et prend en compte la charge de chaque collaborateur. Les mêmes informations sont affichables par domaine de compétences et coûts. Pour le « softbooking », le logiciel affiche des plans séparés. Le zoom permet à l’utilisateur de voir chaque indicateur dans le détail, par collaborateur et permet d’analyser chaque tâche du projet. Les coûts du projet sont calculés par le logiciel qui se base sur les ressources planifiées et la facturation des tâches associées. De plus, la planification des coûts et des budgets est réalisable en tenant compte des autres types de coûts. Cette planification est particulièrement adaptée pour calculer les offres de services. Le système permet aussi d’utiliser différentes devises.

 

Gestion multi-projets

L’utilisateur reçoit une vision sur plusieurs projets grâce au diagramme de Gantt multi-projets. En outre, les tableaux de bord et les rapports résument les évènements de l’environnement des projets via des analyses de l’ensemble des projets. Les jalons « Gates » sont des indicateurs très utiles dans un contexte multi-projets. Ces jalons permettent de définir des phases standardisées facilitant ainsi les comparaisons entre les projets. 

Rapports et tableaux de bord multi-projets 

Genius Project propose de nombreux tableaux donnant une vue globale sur le portefeuille de projets. L’utilisateur dispose grâce à ces tableaux, et directement sur son interface, d’un accès rapide aux informations. Les administrateurs et utilisateurs peuvent configurer et personnaliser facilement les tableaux et leur mise en forme selon leurs propres besoins. Les symboles, les codes couleurs et les barres de progression aident à mettre en valeur les indicateurs.  

Souvent, les utilisateurs souhaitent des rapports graphiques, souvent plus parlant que des tableaux. Le module de diagramme à disposition, permet de réaliser ces graphiques. Pour créer un diagramme, on peut configurer la vue, le titre, les dimensions et le type de diagramme, comme par exemple la présentation en barres ou en fromage. L’apparence du diagramme se modifie avec des filtres et quelques options. Le ou les graphiques seront rangés dans un tableau de bord et ce tableau de bord sera réutilisable pour ajouter faire des mises à jour. De cette façon, il est possible de représenter graphiquement des rapports comme par exemple des rapports illustrant la charge mensuelle des ressources pour les deux dernières années. Ces rapports sont mis à disposition des utilisateurs dans le menu des ressources. Les personnes capables de créer des graphiques dans Excel n’auront aucun problème avec l’approche proposée par le logiciel. Tous les rapports peuvent être en plus ouverts dans Excel pour une analyse plus poussée. 

KPI, contrôle de portefeuilles et une planification de portefeuille allégée.

Les fonctionnalités de reporting permettent aussi de générer des analyses de portefeuilles et des chiffres clés communs à tous les projets. Le logiciel peut par exemple, comparer les indicateurs de budgets et de coûts d’un portefeuille de projets à ceux d’un projet unique. Les analyses et les rapports sont aussi utiles pour rassembler ou analyser les projets selon différents critères tels que le type de projet ou le sponsor.

Dans le cas de la planification stratégique du portefeuille, il est important de documenter et d’évaluer des idées de projets. Pour cela, les utilisateurs disposent du module appelé demandes de projets. Pour créer une demande de projet, il suffit de rentrer le titre du projet, une description courte et une date de livraison. La personne qui créé la demande de projet peut concrétiser l’idée et par exemple, proposer une équipe de projet, citer les facteurs de succès ou attacher des pièces jointes comme les calculs de coûts ou de la documentation technique (Image 5). De cette manière, le logiciel devient la base centralisée pour le pipeline de projets qui alimentera ensuite le portefeuille de projets.

 

Image 4 : Une idée de projet peut être évaluée selon les indicateurs stratégiques de succès.

 

Avec la base de données des demandes de projet et les évaluations des indicateurs de succès, Genius Project propose des fonctionnalités puissantes pour planifier et contrôler les projets mais aussi pour documenter le choix et la mise en place de ces projets. Le système permet de gérer le portefeuille de projet efficacement et facilement à la manière de la plupart des entreprises. 

Gestion documentaire et plateforme de collaboration virtuelle  

La planification du portefeuille de projets et des projets permet de regrouper les tâches à réaliser par les collaborateurs. Pour ce faire, Genius Project met à leur disposition un outil de gestion documentaire et une plateforme de collaboration sociale. Ces deux modules permettent de travailler sur le contenu des projets.

Gestion documentaire 

Le fait que Genius Project facilite la gestion des documents, n’est si l’on connaît l’histoire du logiciel, pas une surprise. Le logiciel, à l’origine développé pour le serveur Lotus Domino, fonctionne maintenant de manière complètement autonome en ligne. On remarque encore la ramification des informations de projets spécifique au système Notes. Le logiciel en ligne est d’ailleurs toujours disponible en version Lotus Notes. Les fonctionnalités de gestion documentaire de la version en ligne sont cependant, pour la majorité des projets, largement suffisantes. L’aperçu et l’envoi de documents sont aussi disponibles sous forme de workflows pour faire suivre les documents. La bibliothèque propose des modèles de documents. La bibliothèque permet de faire une recherche par texte dans le système mais intègre aussi les contenus des documents Office et PDF.

Genius-Live, le mur de collaboration sociale personnel des collaborateurs 

Pour les équipes qui collaborent sur des documents de projets, Genius Project offre une alternative aux interminables discussions par email. Il s’agit d’un module pour échanger les commentaires. La plateforme virtuelle « Genius Live », se trouve dans la rubrique « Mon travail », la rubrique personnelle des tâches des collaborateurs (Image 6). Les messages sont échangés en mode « microblogging » et chaque élément du logiciel peut être commenté. On peut annoter tous les documents, qu’ils concernent les projets, les risques, les demandes de changement ou bien les tâches. L’historique des discussions se trouve toujours attaché directement à chaque élément. Tous les sujets sur lesquels le collaborateur est impliqué sont rassemblés sur la page d’accueil de son mur social personnel. L’expérience montre que la mise en place de ce type de méthode de collaboration sociale entraine un profond changement de culture au sein de l’entreprise. Correctement utilisé et accompagné de la gestion des changements adaptée, ce système peut diminuer le nombre d’email et de données perdues. De plus, cela diminue les risques d’incompréhensions dûs aux versions différentes lors de discussions. 

 

Image 5 : Le mur de collaboration virtuelle « Genius Live! » permet d’échanger des informatuoions au sein de l’équipe de projet.

La généralité par principe 

De manière assez logique, à côté de cette plateforme de collaboration sociale et aussi dans la rubrique « Mon Travail » du collaborateur, on trouve une liste des activités liées aux projets, de ce même collaborateur. Les tâches sont regroupées elles-mêmes en workflows, comme par exemple les attentes de validation des demandes de projets. 

Genius Project est développé en logiciel généraliste par l’éditeur. La solution s’adapte en fait à tous les types de projets. Il est clair que ce genre de programme rencontre des limites pour certaines industries aux exigences très spécifiques. L’analyse approfondie des coûts pour le génie civil ou le gestion détaillée des demandes de projets pour l’IT, sont des exigences évidemment trop poussées pour un logiciel généraliste. Dans ce cas, la solution doit être assez souple. Cette souplesse permet d’utiliser les fonctionnalités de base sans gros effort et en prenant en compte l’utilisation particulière ou les règlementations spéciaux de l’entreprise. 

 

Champs personnalisés et workflows 

Parmi les possibilités de configuration les plus importantes de Genius Project, on trouve les champs personnalisables selon les besoins des utilisateurs. Ceux-ci permettent de rassembler et d’évaluer les informations complémentaires utiles dans un seul programme. Pour l’ensemble des rubriques du logiciel, par exemple les descriptions de projets, l’utilisateur peut ajouter un nouveau champ pour vérifier des critères ou même établir une fourchette de valeurs autorisées. La version 8  contient entre autres nouveautés, des possibilités de champs calculés, des  fonctionnalités améliorées d’exports pour les évaluations et des options plus larges  pour formater les tableaux et les relier au contenu.

Outres ces réglages dans la structure des données, les workflows sont des outils de travail utiles pour ajuster le logiciel de gestion de projet aux besoins de l’entreprise entière. Chaque document, de la description d’un projet aux demandes de changement, peut être intégré à un workflow pour être vérifié et validé. En conséquence de son passé Lotus, le logiciel, Genius Project met son propre moteur de workflows à disposition (Image 7). Les projets et les demandes de projets peuvent être aussi intégrés à des workflows pour, en cas de changement de phase de projet par exemple, obtenir les approbations nécessaires. Le logiciel propose aussi des workflows pré-enregistrés pour les saisies de temps. Ces informations intégrées au logiciel sont prises en compte par les chefs de projets mais aussi les responsables, qui peuvent les vérifier.

Les workflows sont faciles à configurer. Lorsque le processus est implanté une première fois, l’utilisateur peut ensuite créer chaque étape du processus une par une, en cliquant avec la souris. Ensuite, il défini les paramètres, par exemple les exigences pour atteindre les étapes, les rôles des collaborateurs nécessaires et les étapes suivantes. L’utilisateur peut aussi programmer des actions à exécuter automatiquement lors de cette phase. Le système peut, par exemple, modifier des données relatives aux projets ou informer les participants par e-mail.

 

Image 6 : Tous les types de documents peuvent être intégrés à un workflow.

 


Image 7 : Pour aider les utilisateurs avec des processus automatisés, les administrateurs peuvent créer des workflows.

Gestion de projet agile

En logiciel polyvalent, Genius Project propose aussi un grand nombre de méthodes. La solution offre, en plus de la planification classique, des fonctionnalités utiles à une gestion agile des projets selon la méthode Scrum. Le logiciel permet de créer le backlog produit avec des éléments décrits de manière détaillée et les critères d’approbations. Les backlogs sont repartis dans les sprints ou boîtes de temps. Lors du déroulement des sprints, Genius Project propose des formulaires et des graphiques d’avancement ou burndowns, pour les réunions. Le logiciel ne peut pas concurrencer une solution spécialisée car il manque par exemple, les tableaux des tâches. En revanche, Genius Project permet de gérer des projets avec agilité et de manière classique, de garder un œil sur les projets des différents portefeuilles de projets et de les évaluer dans un environnement multi-projets.

 

Configuration 

La version SaaS est la version la plus accessible de Genius Project. L’éditeur s’occupe du serveur et les utilisateurs n’utilisent que leur navigateur. Sur demande, le serveur Genius et la base de données peuvent être installés sur un serveur Windows et ce, sans coûts supplémentaires.

En plus de la version en ligne, Genius Project est disponible sur IMB Lotus Notes. Les utilisateurs accèdent au logiciel par l’intermédiaire de leur système Notes au lieu du navigateur web. De cette manière, les mêmes bases de données que pour la version en ligne sont utilisées. Les entreprises utilisant Lotus Notes peuvent aussi utiliser la version en ligne, pour, par exemple, intégrer des intervenants externes à la société sur le projet. 

 

Conditions d'achat 

Genius Project propose un système de licence par utilisateur et sans coûts supplémentaires pour la maintenance des serveurs. Le coût de la licence pour un utilisateur varie selon le rôle de l’utilisateur dans l’entreprise. L’éditeur distingue les chefs de projets, les collaborateurs, les personnes en charge de l’organisation, et les stakeholders, ayant chacun des accès et fonctionnalités différents. Pour une implémentation classique avec 50 utilisateurs, il faut compter environ 20 000 euros de coûts de licences. L’alternative à l’achat de licences est la version Saas de Genius Project, qui consiste en un paiement annuel pour la maintenance des serveurs. 

 

Conclusion 

Il n’est pas facile de résumer un logiciel en quelques mots. Les fonctionnalités proposées sont variées et le logiciel est personnalisable selon les besoins de l’organisation. L’éditeur lui-même ne développe pas le produit pour un type de projets en particulier, ni pour une industrie. Cela conduit à une solution qui convient à beaucoup d’usages différents. La facturation et les calculs de tarifs sont des fonctionnalités appréciées des fournisseurs de projets ayant recours à beaucoup de collaborateurs. Ces fonctionnalités sont aussi utililes pour les projets informatiques au sein d’une entreprise. Ces projets utilisent aussi la planification du portefeuille de projets et des budgets, les fonctionnalités agiles et le helpdesk. En conséquence de cette stratégie de produit généraliste, le logiciel est limité dans certains domaines très spécialisés. Une entreprise développant des logiciels de manière intensive selon la méthode Scrum se tournera probablement vers une solution plus spécialisée. Les fonctionnalités agiles de Genius Project peuvent toutefois être une bonne solution. L’atout de Genius Project reste sa force à proposer une vision globale du mix de portefeuilles de projets.

La gestion documentaire de qualité, les phases et jalons, ainsi que les workflows font du logiciel, un outil particulièrement adapté aux entreprises spécialisées dans les processus de développement de produits pour des projets spécifiques clients. La possibilité d’utiliser les données de l’environnement Lotus-Domino et de travailler en ligne avec ces mêmes données rend la solution intéressante d’un point de vue technique pour certaines branches, habituées à travailler avec Lotus, comme par exemple, la finances, les assurances ou l’industrie automobile.

 

Sur l’auteur :

Dr. Mey Mark Meyer

Ingénieur, directeur de prometicon GmbH.

Accompagne depuis 2007 les entreprises dans le développement d’outils de gestion de projet et la mise en place de logiciels de gestion de projets adaptés.

Plus d’information : www.projektmagazin.de/autoren 
 

© 2016 Projekt Magazin. La reproduction et la copie ne sont autorisées qu’avec une autorisation écrite de la rédaction www.projektmagazin.de – le portail de la gestion de projet 

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